Tekoäly työelämässä – mahdollisuudet, vastuut ja turvallinen käyttö

Mitä tekoäly tarkoittaa työelämässä?

Tekoäly tarjoaa yrityksille ja muille organisaatioille uusia tapoja tehostaa työtä, kehittää palveluita ja tukea henkilöstön osaamista. Hyödyt eivät kuitenkaan synny pelkästään ottamalla käyttöön uusia sovelluksia. Tarvitaan harkittuja käyttötarkoituksia, yhteisiä pelisääntöjä, henkilöstön koulutusta ja ihmisen tekemää valvontaa.

Tekoäly on yleisnimitys järjestelmille, jotka pystyvät esimerkiksi tuottamaan tekstiä ja kuvia, käsittelemään tietoa, tunnistamaan yhteyksiä tai tekemään ehdotuksia annetun aineiston perusteella. Tavalliselle käyttäjälle näkyvimpiä ovat generatiivisen tekoälyn palvelut, joilla voidaan laatia tekstejä, tehdä yhteenvetoja, etsiä ideoita ja käsitellä erilaisia työaineistoja.

Tekoäly ei ole vain suurten yritysten tai teknologia-alan työkalu. Sitä voidaan hyödyntää myös pienissä yrityksissä, kunnissa, seurakunnissa ja yhdistyksissä. Käyttöönoton lähtökohtana pitäisi silti aina olla todellinen tarve: mitä ongelmaa tekoälyllä ratkaistaan ja miten sen avulla syntyvää tulosta valvotaan?

(juttu jatkuu videon jälkeen)

Pro Pilvipalveluiden HSEQ-järjestelmä kalvosarjana

Olemme koostaneet ytimekkään kalvosarjan, jonka avulla voitte tutustua palvelutarjontaamme. Lataa pdf-muotoinen kalvosarja alla olevasta linkistä.

Lataa kalvosarja (pdf)

HSEQ-järjestelmä videona

www.propilvipalvelut.fi/pro-palveluiden-esittely

Mihin tekoälyä voidaan hyödyntää?

Tekoälyä voidaan käyttää esimerkiksi tekstien luonnosteluun, tiedon jäsentämiseen, ideointiin, kääntämiseen, kokousmuistioiden valmisteluun ja asiakaspalvelun tukemiseen. Se voi auttaa myös koulutusten, ohjeiden, markkinointisisältöjen, raporttien ja suunnitelmien laatimisessa.

Tekoäly voi nopeuttaa työn alkuvaiheita, mutta valmista ja tarkistettua lopputulosta se ei yleensä tuota itsenäisesti. Käyttökohde, aineiston luottamuksellisuus ja mahdollisen virheen seuraukset ratkaisevat, millaiseen tehtävään työkalua voidaan turvallisesti käyttää.

Miksi organisaatio tarvitsee tekoälyohjeen?

Jos organisaatio ei määrittele tekoälyn käytölle yhteisiä periaatteita, henkilöstö muodostaa helposti omat toimintatapansa. Tällöin työssä saatetaan käyttää hyväksymättömiä palveluita tai syöttää tekoälylle henkilötietoja, asiakastietoja, sopimuksia tai muuta luottamuksellista aineistoa.

Tekoälyohjeessa voidaan määritellä hyväksytyt palvelut, sallitut käyttötarkoitukset, kiellettävät tiedot, käyttäjän tarkistusvastuu sekä menettely virhe- ja poikkeamatilanteissa. Ohjeen rinnalle voidaan tarvita tekoälypalvelujen luettelo, riskien arviointi, tietosuojan vaikutustenarviointi, hankintaohjeita ja käyttöönoton hyväksymismenettely.

Henkilöstön tekoälykoulutus kuuluu turvalliseen käyttöönottoon

Pelkkä kirjallinen ohje ei vielä varmista turvallisia toimintatapoja. Henkilöstön on ymmärrettävä, mitä tekoäly osaa, mitä se ei osaa ja mitä tietoja sille ei saa antaa. Esihenkilöiden on puolestaan osattava ohjata käyttöä, tunnistaa riskejä ja huolehtia yhteisten käytäntöjen toteutumisesta.

EU tekoälyasetukseen sisältyy tekoälylukutaitoa koskeva velvoite. Organisaation on huomioitava henkilöstön osaaminen suhteessa käytettäviin tekoälyjärjestelmiin, käyttötarkoituksiin ja niihin liittyviin riskeihin. Koulutus kannattaa siksi sovittaa työntekijöiden todellisiin tehtäviin eikä jättää sitä yleisen teknologiakoulutuksen tasolle.

Voiko tekoälyn tuottamaan sisältöön luottaa?

Tekoäly voi tuottaa vakuuttavalta kuulostavaa mutta virheellistä, vanhentunutta tai kokonaan keksittyä tietoa. Se ei myöskään välttämättä tunnista organisaation erityispiirteitä, sovellettavaa lainsäädäntöä tai toimialan käytäntöjä.

Tekoälyn tuottama sisältö on tarkistettava ennen käyttöä. Erityisen huolellisesti on arvioitava turvallisuuteen, henkilöstöön, sopimuksiin, talouteen, terveyteen ja lakisääteisiin velvoitteisiin liittyvät vastaukset. Vastuu päätöksestä ja julkaistusta sisällöstä säilyy ihmisellä ja organisaatiolla.

Tietosuoja, tietoturva ja liikesalaisuudet

Tekoälypalveluun syötettävä tieto voi sisältää henkilötietoja, asiakastietoja, yrityssalaisuuksia tai muuta suojattavaa aineistoa. Ennen palvelun käyttöönottoa on selvitettävä muun muassa, miten tietoja käsitellään, missä niitä säilytetään, käytetäänkö niitä palvelun kehittämiseen ja kenellä on pääsy tietoihin.

Henkilötietojen käsittelylle tarvitaan lainmukainen peruste, käyttötarkoitus ja tarpeellisuuden arviointi. Myös sopimusten, tarjousten, tuotekehitystietojen, hinnoittelun ja sisäisten asiakirjojen syöttäminen ulkopuoliseen tekoälypalveluun voi vaarantaa liikesalaisuuksia. Ilmainen ja helposti saatavilla oleva palvelu ei automaattisesti sovellu työasioiden käsittelyyn.

Juridiset ja eettiset näkökohdat

Tekoälyn käyttöön voivat vaikuttaa muun muassa EU tekoälyasetus, tietosuojasääntely, tekijänoikeudet, työlainsäädäntö, syrjinnän kielto ja toimialakohtaiset vaatimukset. Velvoitteet riippuvat siitä, millaista järjestelmää käytetään, mihin sitä käytetään ja millaisia vaikutuksia käytöllä voi olla ihmisiin.

Eettinen käyttö tarkoittaa myös avoimuutta, kohtuullisuutta ja tasapuolisuutta. Tekoälyn ei pitäisi johtaa siihen, että työntekijää, työnhakijaa tai asiakasta arvioidaan epäoikeudenmukaisesti tai että merkittävä päätös jää ilman todellista ihmisen harkintaa.

Tekoäly on hyvä renki mutta huono isäntä

Tekoäly toimii parhaiten ihmisen työn tukena. Se voi nopeuttaa luonnostelua, tarjota vaihtoehtoja ja auttaa hahmottamaan laajoja aineistoja. Sen ei pidä kuitenkaan korvata ammattitaitoa, lähdekritiikkiä, vastuullista päätöksentekoa tai keskustelua ihmisten kanssa.

Suurimpia sudenkuoppia ovat perusteeton luottamus vastauksiin, luottamuksellisten tietojen syöttäminen, epäselvä vastuunjako, tekijänoikeuksien unohtaminen sekä tekoälyn käyttäminen tehtäviin, joiden riskejä ei ole arvioitu. Myös hallitsematon määrä erilaisia tekoälypalveluita voi aiheuttaa tietoturva-, kustannus- ja hallintaongelmia.

Tekoäly kehittyy nopeasti – miten organisaatio pysyy mukana?

Tekoälypalvelut, niiden ominaisuudet ja niitä koskeva sääntely muuttuvat nopeasti. Siksi kerran laadittu ohje tai koulutus ei riitä pysyvästi. Hyvä toimintamalli perustuu säännölliseen seurantaan, ohjeiden päivittämiseen, kokemuksista oppimiseen ja havaittujen riskien käsittelyyn.

Myös tekoälykonsultointia hankittaessa kannattaa selvittää, mitä palvelu todellisuudessa sisältää. Pelkkä yksittäisten työkalujen esittely ei välttämättä ratkaise organisaation koulutus-, tietosuoja-, riskienhallinta- ja dokumentointitarpeita. Ulkopuolinen asiantuntija voi auttaa, mutta organisaation on itse ymmärrettävä tavoitteensa, vastuunsa ja toimintaympäristönsä.

Turvallinen tekoälyn käyttö ei tarkoita mahdollisuuksien torjumista. Tavoitteena on löytää hyödylliset käyttökohteet, hallita niihin liittyvät riskit ja varmistaa, että ihminen säilyttää kokonaisuuden hallinnan.